Desenvolver um projeto não precisa ser estressante

Algumas medidas podem facilitar o processo e ainda adiantar a entrega dos trabalhos. (Foto: Freepik)

Finalizar um projeto é, quase sempre, a garantia de muito estresse, seja devido ao prazo que se aproxima ou a quantidade de detalhes que merecem atenção. TCCs, solicitações de clientes ou relatórios extensos… Todos esses trabalhos podem se tornar uma grande dor de cabeça se não forem bem coordenados.

De acordo com Ivan Teodoro, especialista em sucesso do cliente, uma infinidade de fatores influenciam para o êxito de um projeto. “O trabalho de gerenciar recursos diferentes, pessoas em áreas de atuação diferentes e, às vezes, em locais e até culturas diferentes é um desafio enorme”, afirma o profissional.

A atenção em alguns pontos específicos pode corroborar para que o objetivo seja alcançado em menor tempo, sem abrir mão da qualidade do produto final.

OBJETIVO

Nunca comece uma tarefa sem que o objetivo dela esteja bem definido. É preciso saber exatamente onde se quer chegar antes de iniciar os trabalhos. “Uma boa ideia é utilizar o sistema ‘S.M.A.R.T.’, que é a sigla em inglês para específico, mensurável, atingível, realista e com tempo determinado. Objetivos bem elaborados o ajudarão em, praticamente, todos os passos do projeto”, garante Teodoro.

ENTREGAS, NÃO TAREFAS

Em vez de separar as funções em tarefas, opte por usar as entregas, que são motivadoras. “Essa simples mudança de filosofia aumenta muito o engajamento dos envolvidos no projeto, pois dá mais liberdade para trabalhar e diminui a frustração”, explica. “Em um projeto que utiliza tarefas como base, estas costumam se multiplicar, dando a impressão de que o projeto ‘anda, anda e não sai do lugar’”.

SEGURANÇA

Nunca calcule os prazos com limites mínimos de tempo, pois existem grandes chances de que as tarefas ultrapassem o período definido, gerando atrasos e insatisfação. “Chamo de segurança aquele aumento no prazo para garantir a entrega. Apesar de dar a sensação de segurança ou de parecer garantir a entrega do projeto no prazo, precisamos considerar que na grande maioria dos casos os recursos são pessoas, ou seja, precisamos considerar a questão humana”, alerta Ivan.

VISIBILIDADE

Todos precisam ter acesso ao andamento e evolução do projeto, portanto alguns softwares ou mesmo um mural podem suprir a necessidade de visibilidade. “Essa visibilidade permite aos envolvidos acompanharem as entregas, planejando melhor o início de cada atividade. É comum subestimar a capacidade de auto-organização das pessoas envolvidas no projeto, mas essa capacidade pode ajudar e muito”, explica.

DEFINIÇÃO

É preciso reconhecer quando um trabalho chegou ao fim. “Alguns projetos se arrastam por muito tempo simplesmente por não terem uma definição de pronto. Praticamente tudo que se faz pode ser melhorado e, se ficar preso neste ciclo de melhorar cada aspecto que poderia ser entregue, o projeto será eterno”, declara o especialista.

ABRACE A MUDANÇA

Também esteja pronto e de mente aberta se o resultado final apresentar mudanças não previstas no início dos trabalhos. “No mundo moderno podemos dizer seguramente que a mudança é uma constante, e lutar contra isso é inútil. Trabalhe com lotes menores e você terá mais facilidade para lidar com as mudanças, pois poderá responder rapidamente e diminuirá consideravelmente o retrabalho”, orienta Ivan.

Mariana Requena
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